Friday, May 29

How to successfuly get a place in Kita in Berlin? // Jak dostać miejsce w Kita w Berlinie?

Some say (including ladies from Jugendamt) that if you hadn't register your kid in a kindergarten before you even think about getting pregnant, there is no chance you will get a spot. That is a half true - meaning that it is surely not easy, but not impossible, you just have to know HOW. There are several things that might ease it up. I will try to explain you how to get a spot in Berlin's Kita based on my personal experience. The rest depends on luck so... may the odds be ever in your favor!

First, a word about the childcare system in Berlin. Kita (an abbreviation from Kindertagesstätte - literally "children's day site") is an education system usually divided into three stages -

  • Krippe (nursery, crèche) for toddlers (age up to 3 years), 
  • Kindergarten (commonly named Kita) for children who are older than three years and before school and 
  • Hort / Schulhort for kids attending school.

Public or private Kita?

Kita's in Berlin divide into:

  • public ones, managed by the city (Kindergaerten City)
  • managed by churches and associations (like Evangelic and Catholic churches, Diakoniewerk Simeon)
  • managed by charity organisations (Deutsches Rotes Kreuz, Caritas)
  • managed independent organisations (like Arbeitwohlfart - AWO)
  • managed by professional companies, having GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) after their name
  • and privately owned by group of parents (Eltern-Initiativ-Kindertagesstätten - EKT)

How to find Kitas around me?

Beside talking a walk around your home and looking for places that looks like Kita,
you can use several online directories that lists Kitas in Berlin. 

Here are city-owned Kitas:

Here are all the Kitas together, both of the directories allows you to search through the district, post code etc. 
Kitas in Berlin:

You can also contact your advisor Jugendamt (usually the one who visited you right after the birth).

Some Familienzentrums all over Berlin also has their own Kita's, like "tam - Interkulturelles Familienzentrum" in Kreuzberg.

Beginning of the year

Kitas usually start their year in August, sometimes in September. That doesn't mean that you cannot start Kita at any other period - if Kita's still have free places in group you can basically start at any given date.

Sign up period usually starts at the beginning of the year in January.

Be prepared for the accommodation period (Eingewöhnungszeit) that lasts from 4 up to 6 weeks  for Krippe and from 3 days up to 3 weeks for Kita and requires one of the parent to come with kid everyday so plan accordingly.


Krippe (0-3 yo) is partially subsidised by the city of Berlin, thus you will have to pay a bit depending on your income, but it is usually somewhere around 50-200€. Additionally you will have to pay 23€ for food. Kindergarten (3-6 yo) is supposed to be fully financed by the state, so here only 23€ costs will occur. If you don't want to send your kid to city-owned public Kita you can choose from bilingual, private Kita, Eltern-Initiative-Kita (parents initiative) or different religious Kitas - the costs there are up to the owners and they might ask for additional money (Bio-Food, swimming classes, music, etc).

How does the process of placing a child in Kita look like?

You can approach Kita spot searching in many ways, but basically in the first place you need to find a Kita you like, you get their initial willingness to take your kid, then you obtain the Kita-Gutschein from your Jugendamt and after that you are ready to sign a contract with the chosen Kita.
Although from my experience though it is not the recipe for a successful Kita spot search. I explain that at the end of the article. But first - the basics.

Waiting lists (Warteliste)

Each Kindergarten that will want to quickly get rid of you will offer a place on the waiting list (Warteliste). It sounds nice, some kids might find a place in other Kitas and you will be granted a spot, you think. Ekhym, wrong. The whole idea is great, but in reality it does not really work properly. People sign up to dozens of Kitas and trust me that no one keeps track of it - neither parents nor the Kitas. I have around 60 different Kitas around my place and I think I put the name of Nila on each one of them as early as in December 2014. Twice after a month, just to be sure.  Till now I haven't heard from a n y of them. What to do then?

Follow up!

Follow up like a pro sales person. Send an email (you can find a template in last section of this article) or register to online Warteliste, then call after some time (a week or two for example) to ask if they received it. If someone did answer the phone, ask if they have a spot or not. You can also ask about their Sprechzeiten (a time during which Kita allows 'guests' on premises and deals mostly with parents looking for perfect Kita) if not listed online. If they don't have a spot and tells you to call next year - don't be devastated. Call/email them next month to ask if "just by accident" they don't have a free spot. It worked for me - I was denied 3 times a place in one Kita that magically found a spot for me at the end. Do you wonder what was this miraculous potion? It's called Ganztagsplatz Kita-Gutschein.

All about Kita-Gutschein and how to apply for it you can find in separate post here:

How does the successful process of placing a child in Kita look like?

I am sure you can get a spot in a traditional way of doing things, but I tried this way and I failed 3 times during 2 months of a search. ("Trying" means sending out emails, calling and visiting Kitas in search of a free spot - all I got in return was an empty laugh and an offer to put my baby on the waiting list - and only if I was lucky. Don't go this road I would say, it's a waste of time for you and for them.) 
This is what granted me 5 free spots in Kitas around me in 3 days, including a spot in a cute little Kita that said 3 times "nein" to my previous emails. Maybe I was just having the most lucky day in my life, or maybe the formula worked - you can check on your own and share your experience in comments section below!

1. Choose the time you want to send your kid to Kita / or have to get back to work / or start finally learning German, etc.

2. Apply for a Kita-Gutschein as soon as it is possible. (if you chose to start Kita on 1 August 2015, then you can apply for Kita-Gutschein in December 2014, latest May/June 2015). Here is how to do it.

3. Apply for Ganztagsplatz Gutschein, even if you don't plan to leave your little one for 9 hours a day in Kita. Kitas are businesses like any other, and the longer your child is allowed to spend in Kita the more money they earn. The longer the hours of childcare granted, the higher chances that your child will be "the chosen one". How to apply for longer hours read above in "Kita-Gutschein" section.

4. Prepare emails and send them to the Kita's you like. This is where whole trick is in my opinion. You have to prepare it carefully, asking just "Do you have free spots in your Kita" won't work, promise. Been there, done that.

Make sure you write in German saying not only that you are looking for a spot in their Kita and that you have a Ganztagsplatz Gutschein already granted but also write a bit about your kid, make it personal and nice and... attach a cute picture. (Yes, I know it looks like a job interview and it's ridiculous, but hey, you wanna have that spot or not?)

Here is the template of my email if you want to use it. Just for God's sake, treat it as an inspiration or at least please modify it a bit before sending it out. (Email provided by one and only Mama w podróży)

"Sehr geehrte Damen und Herren, 

Zurzeit suche ich einen Kitaplatz für (name, surname, date of birth) ab (exact date or month and a year) an. 

Ich bin im Besitz eines gültigen Kita-Gutschein (Ganztags Platz) ab (date from which the Gutschein allows your kid to start Kita)

(Name of your kid) ist sehr freundlich und lächelnd Kind. (Add more personal information about your kid, what does she or he likes, is he social or shy, etc)

Wir sprechen kein Deutsch zu Hause und Sprachintegration ist sehr wichtig für uns. (If you are an expat family not speaking German at home please state it in the email! It gives additional "points" sometimes!) 

Bitte informieren Sie mich darüber, wenn Sie einen Platz zur Verfügung haben.
Wenn Sie kein Platz für uns haben, kann ich mich in der Warteliste anmelden? 

Ich wäre Ihnen äußerst Dankbar. 

Herzliche Grüße,
(Your name and surname)
+49 put your telephone number !
and address where you live
10000 Berlin" 

(if there is no email address you have to call and say all that in German, or ask about their email address.)

You should receive a phone-call next day in the morning with an invitation for a meeting (or at least an email answer).

Take a look at Kita on that meeting, ask all the questions that comes to your mind and most important - take a look at kids. Are they happily playing with each other? Do you feel any tension?

After making a decision you can sign an official contract with Kita and shake hands with the principal.

A "welcome pack" from city Kita we received after signing a contract

If you think that something is missing or you have a question - feel free to ask in comments section! Good luck!

[below text in Polish]

jak dostac miejsce w przedszkolu i żłobku w berlinie

Niektórzy twierdzą (włącznie z paniami w Jugendamt), że jeśli nie wpiszesz swojego nienarodzonego jeszcze dziecka na listę oczekujących w wybranym przedszkolu lub żłobku to możesz zapomnieć o miejscu. Jest to prawie prawda - znalezienie miejsca w przedszkolu w Berlinie nie należy do najłatwiejszych, ale jest możliwe - trzeba tylko wiedzieć jak działa cały system i co możemy zrobić aby zwiększyć swoje szanse. Po trwających ponad pół roku próbach znalezienia żłobka dla Nili, kilku przepłakanych ze złości godzinach i radości ze znalezienia fajnego miejsca - mogę podpowiedzieć Wam co się złożyło ostatecznie na nasz mały sukces.

Na początku słowo wstępu na temat systemu opieki nad maluchami w Berlinie. Kita (skrót od Kindertagesstätte - placówka dziennej opieki nad dziećmi) to system edukacji dzieci do 6 roku życia i dzieli się na 3 etapy:
  • Krippe (żłobek) dla dzieci do 3 roku życia
  • Kindergarten (zwany potocznie Kita) dla dzieci od 3 roku życia do wieku szkolnego
  • Hort / Schulhort (świetlica) dla dzieci chodzących do szkoły

Publiczna czy prywatna Kita?

Kita w Berlinie dzielą się na:

  • publiczne, zarządzanie przez miasto (Kindergaerten City)
  • zarządzane przez kościoły i organizacje religijne (takie jak kościół ewangelicki czy katolicki, Diakoniewerk Simeon)
  • zarządzane przez organizacje charytatywne (Niemiecki Czerwony Krzyż, Caritas)
  • zarządzane przez niezależne orgaizacje (takie jak Arbeitwohlfart - AWO)
  • zarządzane przez profesjonalne firmy, mające za nazwą skrót GmbH
  • i prywatne inicjatywy rodzicielskie (Eltern-Initiativ-Kindertagesstätten - EKT)

Jak znaleźć Kita w okolicy?

Poza przejściem się na spacer i wypatrywaniem miejsc, które przypominają przedszkola, możesz przeszukać kilka portali, które mają listy przedszkoli i żłobków. 

Lista publicznych przedszkoli i żłobków zarządzanych przez miasto Berlin:

Tutaj znajdziesz listy wszystkich przedszkoli w Berlinie, można przeszukiwać swoją dzielnicę, szukać po kodzie pocztowym, itp.:

Możesz również skontaktować się ze swoim opiekunem z Jugendamt (zazwyczaj to ta osoba, która odwiedziła Cię po porodzie aby udzielić kilku rad i wskazówek). 

Niektóre z Familienzentrum na terenie Berlina również mają Kita, na przykład "tam" - Interkulturelles Familienzentrum na Kreuzbergu. 

Początek roku

Kita zazwyczaj rozpoczynają swój “rok szkolny” w sierpniu lub wrześniu. Nie znaczy to, że nie możesz wysłać dziecka w innym czasie - jeśli w danym przedszkolu jest wolne miejsce, to możesz rozpocząć w praktycznie każdym momencie. 

Zazwyczaj nabory do przedszkoli rozpoczynają się na początku roku, w styczniu. 
Bądźcie przygotowani na czas adaptacji (tzw. Eingewöhnungszeit), który trwa od 4 do 6 tygodni dla maluchów w żłobku, i od 3 dni do 3 tygodni dla starszych dzieci w przedszkolu. W tym czasie jeden z rodziców musi być razem z dzieckiem, więc musicie wziąć to pod uwagę w przypadku pracy lub innych zobowiązań.


Żłobek (Krippe) jest częściowo refundowany przez miasto Berlin, a opłata będzie zależała od dochodów rodziny, ale zazwyczaj kształtuje się w okolicach 50-200€. Dodatkowo płaci się 23€ za posiłki.
Przedszkole (Kita) dla dzieci powyżej 3 roku życia powinno być w całości finansowane przez miasto, więc tutaj pojawią się jedynie koszty posiłków w wysokości 23€. 

Możliwe są dodatkowe koszty związane z dodatkowymi zajęciami, wycieczkami, warsztatami itp, jednak nie mogą to być koszty związane z normalną działalnością placówki (czyli wpisowe, opłaty za rejestrację czy listę oczekujących itp.)

Jeśli chcielibyście wysłać swoje dziecko np. do dwujęzycznego przedszkola zarządzanego przez inciatywę rodzicielską (EKT) lub do Kity przy kościele Waszego wyznania, to tutaj mogą pojawić się dodatkowe koszty (za organiczne jedzenie, pływanie, muzykę, etc.)

Jak wygląda proces zapisania dziecka do Kita?

Możesz wybrać standardową drogę - najpierw znależć przedszkole lub żłobek, które spełnia Wasze oczekiwania, otrzymać wstępną zgodę dyrekcji na przyjęcie Waszego dziecka, następnie wystąpić o Kita-Gutschein do Waszego Jugendamtu, a po otrzymaniu Kita-Gutschein podpisać umowę z przedszkolem. Z mojego doświadczenia wynika, że taka droga zupełnie nie działa - żadne przedszkole nie chce nawet umówić się na spotkanie jeśli rodzice nie posiadają już Kita-Gutschein. 

Po kilku próbach z róznym rodzajem podejscia do całego procesu udało mi się wypracować drogę, która dała nam finalnie miejsce w przedszkolu, ale najpierw wytłumaczę podstawy i zasady całego procesu.

Lista oczekujących (Warteliste)

Każde przedszkole, które chce się szybko pozbyć problemu tłumu rodziców pytających, dzwoniących i piszących o wolne miejsca w ich placówce zaproponuje Wam wpisanie dziecka na listę oczekujących. Brzmi nieźle, pomyślicie, przecież niektóre dzieci mogą znaleźć miejsce w innych przedszkolach i wtedy do Was zadzwoni upragniony telefon. Niestety rzeczywistość jest inna. Rodzice zapisują swoje dzieci do dziesiątek przedszkoli w swojej okolicy, a czasem i w innych dzielnicach - tak “na wszelki wypadek”. Nikt (ani rodzice, ani przedszkola) nie ogarnia tych list, rodzice zapominają nawet do których przedszkoli już się zgłaszali i kiedy, a przedszkola mają tak mało ludzi do pracy, że pewnie nawet nie wiedzą gdzie się podziała ta przeklęta lista. Dzieci dobiera się do grup ad hoc - jest miejsce, szuka się dziecka. Jeśli rodzic ma trochę szczęścia i wstrzeli się dokładnie w oczekiwania przedszkola - trafiony zatopiony. Prawdopodobieństwo takiego obrotu sprawy jest jednak bardzo minimalne.
Sama zgłosiłam Nilę do ponad 60 miejsc dookoła mojego miejsca zamieszkania już w grudniu 2014 roku, czyli 4 miesiące po porodzie. Do tej pory żadne z tych miejsc do mnie nie oddzwoniło lub napisało. 
Co robić w takim wypadku? 

Dzwonić, pisać, pytać!

I to codziennie, jak profesjonalna drużyna sprzedażowa. Wyślijcie email (szablon takiego maila poniżej w poście) lub zapiszcie się do listy oczekujących online (czasem przedszkola na swoich stronach internetowych mają taką opcję). Następnego dnia zadzwońcie i zapytajcie czy dostali Waszego maila lub zgłoszenie. Jeśli będziecie mieć szczęście i ktokolwiek odbierze telefon, zapytajcie też o to czy są miejsca i kiedy moglibyście przyjść i zobaczyć Kitę (godziny otwarte dla rodziców nazywają się Sprechzeiten, lub Sprechstunden). Jeśli nikt nie odbierze telefonu lub odbierze telefon i powie, żeby zadzwonić w przyszłym roku - nie bądźcie nadto zniechęcenie. Zadzwońcie w przyszłym tygodniu, do skutku. W ten sposób udało mi się dostać miejsce w jednej z upatrzonych wcześniej Kita - a 3 razy wcześniej odpowiadano, że nie ma miejsc do 2017. Co sprawiło, że w magiczny sposób pojawiło się miejsce dla Nili? Odpowiedź jest jedna - Ganztagsplatz Kita-Gutschein. 

Jak uzyskać Ganztagsplatz Kita-Gutschein oraz wszelkie informacje z tym związane znajdują się w osobnym poście, o tu:

Jak zapisać swoje dziecko do Kita i dostać miejsce?

Jestem pewna, że miejsce w Kita można dostać również w “normalny” sposób, wybierając tradycyjną drogę opisaną na początku posta. Niestety w moim wypadku po 2 miesiącach szukania i 3 kategorycznych odmowach nic nie udało mi się załatwić (“szukanie” znaczy wysyłanie emaili z pytaniem o wolne miejsca, dzwonienie i odwiedzanie Kita osobiście - za każdym razem spotykał mnie wzrok godny pożałowania lub śmiech, że może za dwa lata będzie coś wolnego.)
Moim zdaniem taka droga to strata czasu. 

Postanowiłam ugryźć problem od drugiej strony i w ten sposób po 3 dniach oddzwoniło do mnie 5 różnych przedszkoli, że mają miejsce dla Nili już od zaraz, a 3 przedszkola pofatygowało się chociaż na tyle, że odpowiedzieli na mój email negatywnie. Może to był najbardziej szczęśliwy zbieg okoliczności w moim życiu, a może po prostu rozgryzłam ten system. ;) Jestem bardzo ciekawa Waszych opowieści, podzielcie się nimi w komentarzach!

Magiczne zaklęcie w kolejności działań:

1. Zdecyduj w którym momencie chcielibyście posłać swoje dziecko do Kita i wybierzcie datę - np. 1 sierpnia (kiedy musicie zacząć pracować lub w końcu zacząć kurs niemieckiego, etc). 

2. Aplikujcie o Kita-Gutschein najszybciej jak to możliwe (jeśli chcecie posłać dziecko do Kita od 1 sierpnia 2016 możecie wystąpić o Kita-Gutschein już w grudniu 2015, najpóźniej jednak w maju 2016).

3. Aplikujcie o Ganztags Platz, czyli całodzienny voucher, nawet jeśli nie planujecie zostawiać swojego maleństwa na całe 9 godzin w żłobku! Kita to też bizness, więc im dłużej dziecko jest w ich placówce tym więcej pieniędzy otrzymują od miasta. Im więcej godzin jest Wam przyznane w Gutschein, tym większe prawdopodobnieństwo, że Wasze dziecko zostanie wybrane.  

4. Przygotuj email, który wyślesz do interesujących Cię przedszkoli czy żłobków. Tutaj tkwi cały szkopuł. Trzeba na to poświęcić chwilę czasu, zwykły email z pytaniem “Czy macie jakieś wolne miejsca w przedszkolu” nie zda egzaminu, uwierzcie mi na słowo. 

Napiszcie email po niemiecku (nawet jeśli średnio radzicie sobie z tym językiem - ważne jest aby wykazać się dobrą wolą) z pytaniem nie tylko o to, czy mają wolne miejsca, ale również podając informację, że już macie całodzienny (Ganztagsplatz) Kita-Gutschein. Napiszcie kilka słów o swoim dziecku, co lubi, na jakim etapie rozwoju jest (czy chodzi, czy raczkuje, czy je samo łyżeczką) i… dołączcie słodkie zdjęcie. (Tak, wiem że to wygląda jak aplikowanie o pracę i jest to trochę absurdalne, ale chcecie mieć miejsce czy nie? ;))

Poniżej podaję Wam szablon takiego maila, który możecie (i nawet powinniście) trochę zmodyfikować. (Emailem podzieliła się ze mną inna fajna mama z Berlina - Mama w podróży).

"Sehr geehrte Damen und Herren, 

Zurzeit suche ich einen Kitaplatz für (imię, nazwisko i data urodzenia dziecka) ab (dokładna data od kiedy chcecie posłać dziecko do przedszkola) an. 

Ich bin im Besitz eines gültigen Kita-Gutschein (Ganztags Platz) ab (data od której Wasz Gutschein upoważnia do rozpoczęcia przedszkola - wyszczególniony na voucherze)

(Imię waszego dziecka) ist sehr freundlich und lächelnd Kind. (Dodajcie trochę informacji o maluchu, jak się rozwija, czy chodzi etc.)

Wir sprechen kein Deutsch zu Hause und Sprachintegration ist sehr wichtig für uns. (jeśli nie porozumiewacie się w domu po niemiecku, dopiszcie to zdanie - to też dodatkowe “punkty” dla Wszego dziecka!) 

Bitte informieren Sie mich darüber, wenn Sie einen Platz zur Verfügung haben.
Wenn Sie kein Platz für uns haben, kann ich mich in der Warteliste anmelden? 

Ich wäre Ihnen äußerst Dankbar. 

Herzliche Grüße,
(Twoje imię i nazwsko)
+49 Twój numer telefonu (lub kogoś kto mówi po niemiecku na tyle żeby się dogadać) !
adres gdzie mieszkanie (bardzo ważne!)
10000 Berlin" 

Jeśli na stronie internetowej przedszkola nie ma podanego adresu email musicie zadzwonić i po niemiecku zapytać o adres email.

W ciągu następnych dni powinniście otrzymać telefon lub email z zaproszeniem na spotkanie! (serio!)

Uważnie obejrzyjcie Kita, spiszcie sobie wszelkie pytania które zaprzątają Wam głowę i przede wszystkim zwróćcie uwagę na dzieci - czy bawią się szczęśliwe? Czy wyczuwacie jakieś napięcia?

Po wyborze odpowiedniej Kity umawiacie się na spotkanie z dyrektorem przedszkola i podpisujecie kontrakt. 

Pakiet "startowy" dla rodziców przedszkolaka.


No comments:

Post a Comment

Disqus for The Moon Mom